Портал для автоматизации туров и бронирований
Помогли автоматизировать работу концертного агентства.
Клиент
Небольшое агентство из США, команда из десяти человек. Специализируется на музыкальных турах и ивентах, организует десятки мероприятий по южным штатам – от клубных концертов до фестивальных сетов.
Долгое время вся коммуникация с артистами, площадками и менеджерами велась вручную. Со временем стало ясно, что привычный формат работы больше не выдерживает темпа: писем становилось слишком много, расписания путались, актуальная информация терялась в файлах и чатах. Самое неприятное – ошибки приводили к переносам выступлений и накладкам в расписании. Каждый такой сбой стоил агентству времени, денег и репутации.
Вызовы
На рынке уже существовали решения вроде Eventbrite и Bandsintown, но они закрывали лишь часть задач и были ориентированы на другие процессы: первый — на организацию событий и продажу билетов, второй — на анонсы и уведомления о концертах для фанатов. Полноценного рабочего контура для менеджмента туров не было.
Клиент искал способ масштабировать агентство без потери контроля. Поэтому в 2019 году решил создать собственный портал, адаптированный под реальную логику внутренней работы команды.
При первом знакомстве мы поняли: главный вызов не технический, а организационный. Нужно собрать разрозненные процессы в понятный и устойчивый сценарий работы. Чтобы три роли – артист, менеджер и организатор — могли бы работать синхронно.
Синхронизация данных
Главная задача – обеспечить обновление расписаний и продаж в реальном времени. Все изменения должны моментально отображаться у артистов, менеджеров и организаторов, чтобы исключить дублирование и рассинхронизацию данных.
Интуитивный UX для трех ролей
Интерфейс должен одинаково удобно работать при совершенно разных сценариях использования.
Нам предстояло продумать структуру так, чтобы каждая из сторон видела только свой контекст: менеджер – брони и отчеты, артист – подтверждения выступлений, организатор – загруженность площадок.
Внутри системы будет множество сущностей и связей, но взаимодействие должно оставаться простым и логичным, без перегруза.
Как мы решили поставленную задачу
Аналитика и проектирование
Мы начали с установочной встречи с владельцем агентства и менеджерами, чтобы понять, где именно теряется время и почему возникают накладки. Выяснили: проблема в разрозненности действий и каналов – разные люди обновляют расписание в разное время и разными способами (письма, файлы, чаты). Этот шаг позволил сформировать основу будущей архитектуры с прозрачной логикой статусов и едиными правилами фиксации изменений.
Как это работает
– У каждого участника свой угол обзора, при этом все работает синхронно:
• Артист видит приглашения, подтверждает или отклоняет участие.
• Менеджер управляет расписанием и общается с площадками.
• Организатор следит за загрузкой залов и утверждает даты.
– Для каждой роли предусмотрены свои права доступа: артист не может менять расписание других участников, менеджер не редактирует площадки, а организатор не вмешивается в детали тура.
– Есть понятная цепочка статусов: от черновика до подтверждения, завершения или отмены. Любое изменение сразу отображается у всех, система сама оповещает участников и обновляет расписание. В результате решился вопрос с накладками и двойными бронированиями, а сам процесс стал прозрачным и предсказуемым.
– Уделили внимание не только логике, но и интерфейсу, чтобы с платформой было легко работать.
Интеграция с платежными сервисами
Чтобы упростить финансовые процессы, мы добавили интеграции с PayPal и Stripe – для депозитов, предоплат и организационных сборов. Все операции проходят через защищенные шлюзы, а пользователи видят статус платежа прямо в интерфейсе события.
Это избавило агентство от ручных расчетов и сократило число ошибок при подтверждениях. Платежные сервисы автоматически удерживают комиссию и формируют отчеты для налогового учета, поэтому агентству не приходится вести дополнительную сверку поступлений.
Технологии
Бэкенд
PHP
Бэкенд
Laravel
Фронтенд
React
База данных
MySQL
Интеграции
Stripe
Интеграции
PayPal
Инфраструктура
Docker
Инфраструктура
AWS
Результат
Мы спроектировали и реализовали веб-платформу, которая помогла автоматизировать ключевые бизнес-процессы: объединила бронирование площадок, управление расписанием и внутренние коммуникации в одном интерфейсе.
После перехода на новую систему организация туров стала занимать в разы меньше времени. Клиент впервые смог вести все бронирования и отчеты в одном окне: согласование площадок и дат теперь занимает 1-2 часа вместо нескольких дней, а обновление расписания одного артиста – не больше пяти минут.
За первый год через платформу было организовано более 100 мероприятий. Тур перестал быть Excel-файлом – теперь это понятный процесс, в котором все участники говорят на одном языке.
прошли через систему за первый год работы.
уходит на согласование площадок и дат.
занимает обновление расписания артиста.
Что происходит дальше:
Мы получаем запрос, обрабатываем его в течение 24 часов и связываемся по указанным вами e‑mail или телефону для уточнения деталей.
Подключаем аналитиков и разработчиков. Совместно они составляют проектное предложение с указанием объемов работ, сроков, стоимости и размера команды.
Договариваемся с вами о следующей встрече, чтобы согласовать предложение.
Когда все детали улажены, мы подписываем договор и сразу же приступаем к работе.